Cómo se relaciona Lean con los métodos Agile

En el desarrollo de software, existe una tendencia a confundir los principios del pensamiento Lean con las metodologías del manifiesto Agile. Entonces, ¿cuán similares son?

Las metodologías Agile son un conjunto de enfoques de desarrollo iterativos diseñados específicamente para satisfacer los requisitos de los clientes en constante cambio en los proyectos de desarrollo de software, aunque esta es la definición inicial hemos visto que se puede aplicar a cualquier sector.

La característica de firma de un proyecto Agile es su alcance flexible, lo que significa que las metodologías Agile están diseñadas para aceptar e implementar fácilmente los cambios en los requisitos.

El desarrollo de software Agile consta de una serie de iteraciones y los equipos de desarrollo de software Agile se enfocan en mejoras incrementales en cada iteración.

Hay algunas similitudes entre la gestión de proyectos Agile y Lean.

Ambos priorizan la satisfacción del cliente: Agile a través de extensos comentarios e iteraciones de clientes, y Lean al identificar el valor a través de los ojos del cliente. Ambos también se centran en la mejora incremental, en lugar de grandes correcciones únicas.

 La gestión de proyectos Lean y Agile también son similares en otros aspectos:

• Adoptar una cultura de participación de los empleados sin culpas que garantice la aceptación de la filosofía Lean y contribuya a la eficiencia de las metodologías Agile
• El rol de un facilitador o líder de proyecto sólido para garantizar que el proyecto se mantenga encaminado y aplica de manera eficaz los principios de Lean o Agile
• Eliminación de residuos o trabajo redundante, y la sustitución o el rediseño de procesos ineficientes
• La práctica de canalizar los proyectos para garantizar la entrega continua de proyectos

Sin embargo, en otras formas fundamentales, Lean es muy diferente de Agile:

• Lean es una filosofía de negocios extensa y de gran alcance que está diseñada para mejorar la eficiencia de los procesos y, al mismo tiempo, eliminar el desperdicio. Se traduce en mejoras en los procesos que duran largos períodos y que beneficiarán a futuros proyectos. Por el contrario, Agile es simplemente un método para garantizar que los requisitos de un cliente para un proyecto discreto se cumplan de manera rápida y eficiente.
• Los principios Lean funcionan mejor cuando se aplican en toda una organización, fomentando la eficiencia general y mejorando todos los sistemas de procesos. En cambio, la metodología Agile se aborda la toma de decisiones rápidas y buenas dentro de los proyectos de desarrollo y no se aplica fuera del trabajo del proyecto.

Gestión Lean en todos los sectores

Los principios básicos del pensamiento Lean pueden beneficiar a muchas industrias y tipos de proyectos. A continuación, incluimos algunos ejemplos de la gestión Lean en acción:

Lean aporta una mayor eficiencia en la atención médica

Como señala Daniel T. Jones, uno de los autores de The Machine that Changed the World y Lean Thinking: la aplicación de los principios de gestión Lean en la atención médica puede “ofrecer una mejor calidad (y seguridad) y una mejor experiencia del paciente (menos filas y trabajos duplicados) y, al mismo tiempo, hacer un mejor uso de los recursos existentes (para tratar a más pacientes) y mejorar la experiencia laboral del personal (menos frustración y estrés)”. Afirma que esto es vital en un momento en que los sistemas de atención médica de todo el mundo enfrentan un creciente estrés.

Los hospitales son un entorno extremadamente desafiante pero gratificante para Lean.

Son un conjunto típicamente complejo de procesos interconectados, que van desde las admisiones hasta la atención del paciente hasta la gestión de instalaciones costosas y delicadas y la coordinación de los suministros médicos. Reducir constantemente el desperdicio conduce, a largo plazo, a operaciones más eficientes en términos de costos y tiempo, y, en general, a una experiencia más agradable para los pacientes.

Esta ficha técnica del Institute for Healthcare Improvement detalla el éxito de la gestión Lean en el Virginia Mason Medical Center en Seattle, Washington. Al eliminar el desperdicio, Virginia Mason incrementó la capacidad de su programa y ahorró millones de dólares en instalaciones ampliadas que ya no eran necesarias. También lograron reducir la cantidad de equivalentes a tiempo completo a pesar de una política de no despidos, debido a la mejora de los procesos que aumentaron la productividad y, por lo tanto, redujeron la necesidad de sustituir al personal jubilado. El centro también vio disminuciones notables en los tiempos de configuración y entrega, el espacio utilizado y las distancias recorridas.

Servicios financieros: Menos errores, procesamiento más rápido

El sector financiero, en general, tardó en adoptar los principios de la gestión lean. Sin embargo, la crisis económica de 2008 y posteriormente la aparición del COVID-19, acarreó la importancia de la reducción de costos simplemente para que las instituciones financieras pudieran sobrevivir.

Como tal, un creciente número de instituciones financieras están recurriendo a la gestión Lean y descubriendo problemas bastante graves de eficiencia y desperdicio en el proceso.

Dado que las instituciones financieras utilizan el servicio al cliente para diferenciarse de la competencia, los pensamientos Lean se centran en el valor a los ojos del cliente ha demostrado ser valioso. Los bancos se han centrado en reducir los tiempos de atención al cliente. También son capaces de ofrecer un precio más atractivo de los productos al reducir los servicios que no aportan valor. En el back-end, los bancos ven las mejoras esperadas en la eficiencia y los costos de ejecución, así como una disminución de los tiempos de procesamiento para las operaciones que no deberían demorar tanto en finalizarse.

Al usar Lean, los bancos suelen ver entre 15 y 25 mejoras en la eficiencia, según Boston Consulting Group.

Un banco pudo procesar las transacciones con un 30 por ciento más de eficiencia y, a la vez, mejorar la satisfacción de los clientes con Lean y un gerente de activos de América del Norte hizo que los precios de los productos fueran entre un 12 y un 20 por ciento más eficientes. Según McKinsey, un banco global de inversiones redujo las imprecisiones en un 50 por ciento y mejoró el cronograma y la productividad en un 40 por ciento cada uno.

Minorista obtiene las principales tendencias en manos de los compradores con Lean

Los principios Lean ayudan a los minoristas a cumplir con el desafío perenne de la gestión de inventarios. Tradicionalmente, a las tiendas minoristas les resultaba difícil mantener los estantes abastecidos de artículos que los clientes quisieran y perder en las ventas potenciales cuando no pueden hacerlo. La solución a este desafío es un enfoque Justo a tiempo (JIT) similar al utilizado en la fabricación Lean. Esto significa optimizar, coordinar y programar el transporte y la manipulación y reducir los costos de inventario. En el extremo orientado al cliente, la gestión Lean puede mejorar la experiencia de compra reduciendo los tiempos de espera, liberando a más personal para ayudar a los clientes y asegurando que los clientes puedan encontrar lo que quieren. Y, por supuesto, los costos más bajos que conlleva el aumento de la eficiencia pueden traducirse en precios más atractivos, lo que a menudo es el resultado para los clientes minoristas.

La minorista de moda rápida Zara utilizó el pensamiento Lean para convertirse en uno de los minoristas más lucrativos del negocio.

Entre las prácticas inspiradas en la metodología Lean de Zara, la fabricación JIT permite bajas existencias de inventario y una actualización rápida de las líneas de productos, lo que retrasa el compromiso con diseños particulares hasta que se establece la preferencia de diseño del cliente, el uso de métodos Agile para diseñar rápidamente artículos de moda según las preferencias de los clientes y el uso de Kanban y One Piece Flow para satisfacer la demanda de los clientes con rapidez y precisión.

Las herramientas Lean ayudan a los educadores a impulsar los logros académicos

La adopción del pensamiento Lean fue lenta en el sector de la educación pública, pero ahora hay una creciente apreciación de lo que los principios Lean pueden aportar a la educación.

Tal vez la aplicación más fascinante de los principios lean en la educación se refiere a la función central de la educación: ayudar a los alumnos a aprender. Los debates pedagógicos se apoderan de las formas más eficaces de hacerlo, lo que significa que un enfoque sistemático e inspirado en la metodología Lean para identificar técnicas pedagógicas menos eficaces (y reconocer las más eficaces) puede ayudar a estandarizar las mejores prácticas de enseñanza. El pensamiento Lean podría ayudar a eliminar las diferencias en la educación y beneficiar a los alumnos de todas partes.

Lean Enterprise Institute informa sobre el éxito del pensamiento Lean en mejorar los logros académicos en las escuelas públicas de Columbus, Ohio. Con herramientas Lean como la asignación de procesos y la asignación de flujos de valor, las escuelas impulsaron los logros académicos al reducir el tiempo entre las pruebas y la revisión de los materiales de las pruebas para garantizar que los alumnos aprendieron y reforzaron los conceptos de manera más eficaz. Los directores de escuela adoptaron un enfoque más estandarizado para registrar y compartir las observaciones en el salón de clases, detectando las tendencias macro en el proceso. La aplicación del sistema de organización del espacio de trabajo 5S ayudó a optimizar los procesos en las oficinas de los directores y secretarios.

La construcción Lean ayuda a los bebés enfermos a irse a casa más rápido

Lean Construction Institute (LCI) ve la entrega Lean como una forma de responder a la insatisfacción de los clientes y de la cadena de suministro con la industria de la construcción. El LCI cita la disminución de la productividad y la eficiencia en la industria de la construcción como impulsor hacia los enfoques Lean y utiliza su sistema Last Planner System registrado para reducir la variabilidad del flujo de trabajo para que los proyectos sean más predecibles y la coordinación sea más sencilla. La construcción Lean, tal vez la aplicación exclusiva del pensamiento Lean en la gestión de proyectos, se centra en los principios básicos de lean para definir el valor del cliente, maximizar el valor y minimizar el desperdicio, adoptar un enfoque Pull, buscar el flujo continuo y empoderar a los participantes del proyecto con información y autoridad descentralizada para la toma de decisiones.

Como ejemplo de los principios de construcción Lean en acción, en la Ambulatory Surgery & Critical Care Tower de Akron Children’s Hospital en Akron, Ohio, diversos participantes, incluidos constructores, arquitectos, médicos, enfermeras, pacientes y sus familias participaron en el proceso de diseño. Esto permitió a los propietarios del proyecto medir el valor desde las perspectivas de varios “clientes”. Las simulaciones realistas de las instalaciones basadas en estos diseños se probaron repetidamente y luego se rediseñaron en función de los comentarios.

Por ejemplo, Akron Critical Care Tower construyó habitaciones privadas para las nuevas madres y sus bebés basándose en la evidencia de que los recién nacidos en estado crítico mejoran lo suficiente como para regresar a casa más rápido. Al debatir sobre las formas más eficaces y eficientes de localizar y diseñar instalaciones, almacenar equipos y suministros, y albergar a los pacientes mientras se cumplen las metas de costo objetivo, los diseñadores redujeron la superficie de referencia en hasta un 20 por ciento en cada planta.