¿Puede el Design Thinking resolver los problemas generados en la gestión de proyectos?

Los cambios acelerados en la industria, en los hábitos de consumo, en las tecnologías, hacen que las empresas y organizaciones estén cada vez más atentas y preparadas para afrontar los nuevos retos.

Adicionalmente, se enfrentan a nuevos modelos de gestión, que buscan crear agilidad dentro de la compañía para que ésta sea más eficiente y competitiva en el mercado.

Estos cambios progresivos o radicales en las empresas generan la creación de nuevos proyectos, los cuales tienen la finalidad de posicionar a la organización en el escenario ideal para afrontar las turbulencias coyunturales.

Por lo anterior, toma mucha relevancia el papel que juega la gestión de proyectos.

Los proyectos son un “esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Tiene un principio y un final definidos. Se considera finalizado cuando se han llevado a cabo los objetivos” 

La gestión de proyectos busca mediante la sinergia de conocimientos, herramientas y habilidades alcanzar con éxito los propósitos del proyecto. Si bien, hay que tener en cuenta la diversidad de metodologías que se pueden aplicar a esta gestión, ya que muchas de ellas dependen del tipo de proyecto, de empresa o de los objetivos a alcanzar.

Este ensayo se enfocará en una de las metodologías poco citadas en la literatura, pero que poco a poco atrae la atención de los gerentes de proyectos, esta metodología es conocida como Design Thinking.

Design Thinking, según Tim Brown, es un proceso de pensamiento complejo, que concibe nuevas realidades impulsadas por la comprensión de las necesidades y expectativas de los clientes; es utilizada para encontrar soluciones creativas y prácticas a un problema mal definido.

Cada día es más aceptada la siguiente afirmación, “la gestión predictiva –tradicional- es ortodoxa y está enfocado a seguir el proyecto de acuerdo a lo planificado de manera que no se incurra en sobregiro de presupuesto y tiempo. 

Por lo anterior, se entiende que esta metodología basada en la gestión predictiva no es flexible, lo que puede generar dificultades al momento de enfrentar contextos cambiantes en los proyectos, en los clientes, en el mercado o en los propios equipos de trabajo.

Necesitamos en la comunidad de Project Management desarrollar herramientas para la realización de proyectos que están moldeados en el modo de solución de problemas -definiendo el espacio problema-, en lugar de solución impulsada -idear la solución de un problema dado- 

(Dijksterhuis & Silvius, 2016). 

Esta metodología convencional trae consigo varios problemas en torno al proyecto, se nombrarán algunos en donde el Design Thinking puede contribuir:

–         Problema 1: 

El equipo no comprende el proyecto, esto sucede a menudo por la falta de comunicación entre los diferentes niveles de la empresa que están involucrados en el desarrollo del proyecto (presidencia, vicepresidencias, gerencias, etc)

–         Problema 2: 

Según Belassi y Tukel (1996) “Falta de apoyo de la Alta Gerencia, falta de consulta al cliente, errores en las estimaciones preliminares, falta de disponibilidad de recursos”.

–         Problema 3: 

Según Turner y Zolin (2012) “Cambios en la percepción de los stakeholders en el tiempo, problemas en el entorno político y estratégico, planes no específicos, falta de compromiso, problemas en la colaboración, falta de apoyo político, falta de revisiones y de no consultar expertos, problemas en la gestión de stakeholder”

El Design Thinking es una herramienta valiosa para poder mitigar y solucionar estos 3 problemas

Para ello se debe partir de su aplicación y es que al transcurso del tiempo se han desarrollado dentro de esta herramienta diferentes formas y pasos de aplicarla, por ejemplo, en Harvard las fases de implementación son: descubrimiento, interpretación, ideación, experimentación y evolución;

En Stanford se presentan: empatiza, define, idea, prototipa, testea; finalmente, IDEO cuenta con: inspiración, ideación e implementación.

Sin importar la cantidad de etapas de este proceso, la esencia del Design Thinking es, 

“ser un enfoque para la innovación centrado en las personas, que utiliza herramientas de diseño para integrar las necesidades de los clientes, las posibilidades de la tecnología, y los requerimientos para el éxito del negocio”.

El fuerte enfoque centrado en las personas, contribuye a que el proyecto tenga más “humanidad”, es decir, deja de ser un proceso sistemático con fases rígidas, y se vuelve en una construcción “social”, puesto en las primeras fases del Design Thinking se invita a diferentes stakeholders involucrados en los objetivos de la empresa, por lo tanto, el cliente tendría un rol más activo en el diseño del producto o servicio, y los cambios que se realicen a las soluciones o ideas, van directamente a cumplir las necesidades del consumidor.

Adicionalmente, se debe contar con la presencia de representantes de las unidades de negocio y de tecnología afectadas; entre más stakeholders de diferentes sectores estén involucrados, mejor será el resultado de identificar qué problema o necesidad se quiere conocer, por qué se desea atender y las soluciones que se quieran trabajar.

Si analizamos lo anterior, podremos inferir que la problemática de conocer los objetivos por parte del equipo, la falta de consulta con el cliente, la falta de comunicación entre los diferentes niveles de la empresa, los cambios en la percepción de los stakeholders en el tiempo, pueden ser “combatidas” con el Design Thinking en sus primeras fases; esto da a entender que solo aplicando el descubrimiento e interpretación, o empatiza y define o la inspiración, dependiendo el enfoque que se seleccione, se estaría solucionando la mayoría de las problemáticas anteriormente expuestas. 

Limitación en la implementación del Design Thinking en la gestión de proyectos.

La cultura organizacional y el estilo de liderazgo marcan una limitación solo si la empresa que quiere aplicar esta herramienta no cuenta con unos básicos.

“Una lluvia de ideas jamás funcionará si los líderes no son capaces de evitar juzgar a sus equipos por la calidad de las ideas que surgen durante la misma. Un proceso de prototipado será estéril si no se facilita un clima de feedback abierto. Ejecuciones ágiles y con alta experimentación serán un despilfarro de recursos si no se cuenta con líderes capaces de gestionar la incertidumbre” 

Implementar el Design Thinking en la gestión de proyecto,

Primero se tiene que reforzar una cultura en pro de este tipo de herramienta, con el fin de aprovecharla al máximo y poder aplicarla indefinidamente;

Segundo, se debe construir una cultura que pueda lidiar con los altos niveles de incertidumbre;

Tercero, el gerente de proyectos tiene un rol fundamental en el en el proceso de implementar nuevas herramientas, este no puede seguir teniendo una percepción lineal, rígida y racional frente a los procesos.

Cómo apunte final, se puede afirmar que el Design Thinking es una herramienta que puede mitigar y darle soluciones a algunos problemas que tiene la gestión “tradicional” de proyectos.

La metodología predictiva es considerada rígida y lineal, lo que genera dificultades en un entorno cada vez más cambiante, es por esto que se están implementando con mayor frecuencia nuevas herramientas como Design Thinking o Agiles, con el fin de darle una mayor flexibilidad a los proyectos para que se puedan adaptar y obtener éxito.